Qu'est-ce que la valeur probante d'une note de frais ?
L'archivage à valeur probante désigne le fait de reproduire et de stocker numériquement des justificatifs de dépenses de façon à ce qu'ils puissent être reçus par l'administration fiscale en cas de contrôle. Ainsi, vous pouvez tranquillement jeter vos justificatifs papiers une fois qu'ils sont remontés dans Movinmotion Comptabilité.
Movinmotion respecte les exigences réglementaires qui permettent de garantir la valeur probante, à savoir :
- L'authenticité du document. Le document intégré dans l'application est identique à l'original papier (pas de traitement d'image ni de compression) et le document ne peut être modifié une fois remonté dans l'application.
- L'intégrité du document dans le temps est garantie par une signature électronique assortie d'un horodatage, apposée par notre partenaire Universign.
- L'archivage numérique du document permet d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des documents conservés.
Concrètement, quand vous marquez une note de frais comme payée, Movinmotion génère automatiquement un fichier PDF comprenant tous les justificatifs de dépenses qui s'y trouvent et lui appose une signature électronique. Dès lors, le fichier est protégé (il ne peut plus être modifié dans le temps) et est stocké sur des serveurs sécurisés et certifiés ISO 27001 pendant la durée légale de conservation, à savoir 6 ans pour les notes de frais.
Vous pouvez également télécharger ce fichier PDF depuis l'onglet Notes de frais, en sélectionnant les notes de frais que vous souhaitez télécharger et en cliquant sur "Exporter PDF".
NB : il peut y avoir une latence d'une minute environ avant de voir apparaître la signature électronique sur le fichier PDF.
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