Comment suivre les avances faites à mes salariés ?

Sur Movinmotion Comptabilité, vous pouvez saisir les avances faites à vos salariés. Si le système repère une avance faite à un salarié sur un projet, alors les dépenses que celui-ci effectue ne seront pas remboursées mais viendront impacter l'enveloppe versée au salarié, à concurrence du montant total de l'enveloppe.

Prenons un exemple dans lequel on souhaite verser 500 € à Guillaume Martin, intervenant sur le projet "Lost in the wild" et suivons les étapes du processus dans l'ordre.

1/ Versement de l'avance

Lorsque vous effectuez une avance à un de vos salariés, saisissez-la dans Movinmotion Comptabilité une fois qu'elle a été versée.

Pour cela, cliquez sur le menu Avances à côté du menu Notes de frais puis sur "Ajouter une avance" et indiquez les informations demandées :
Attention, les informations une fois saisie ne peuvent être modifiées. Soyez sûr de leur exactitude avant de valider l'avance.

Une ligne sera alors créée avec le détail de l'avance et le solde restant par rapport à l'enveloppe initiale.

2/ Dépenses du salarié

Lorsque le salarié saisit ses dépenses sur un projet pour lequel il a bénéficié d'une avance, si le système repère un solde positif, alors le montant des dépenses ne lui sera pas remboursé mais viendra impacter l'avance versée.

Dans notre exemple, Guillaume a d'abord saisi 3 dépenses pour un montant total de 418,70 €. Dans la mesure où ces dépenses ont été réalisées sur le projet Lost in the wild, sur lequel on lui a versé 500 €, le montant à rembourser est donc nul car l'avance couvre ses frais (voir image ci-dessous).

Je lui crée néanmoins dans la plateforme une note de frais afin d'impacter le solde d'avance du montant dépensé et de mettre à jour son enveloppe encore disponible. 

Une fois cette note de frais marquée comme payée, l'impact sur le solde d'avance est visible dans l'onglet Avances. Comme le montre l'image ci-dessous, on sait désormais que Guillaume bénéficie d'une enveloppe restante de 81,30 € pour ses dépenses sur le projet Lost in the wild.

Remarque : si cette note de frais est intégrée à un fichier SEPA avec d'autres notes de frais, elle sera simplement ignorée et aucun bloc de remboursement ne sera présent dans le fichier pour Guillaume dans la mesure où il n'y a rien à rembourser. Il est donc inutile de télécharger un fichier SEPA pour une note de frais si le montant à rembourser est de zéro car celui-ci sera vide.

3/ Solder une avance

Si Guillaume ajoute d'autres dépenses dont la somme dépasse le solde restant, alors il faudra lui rembourser la différence.

L'exemple ci-dessous montre une note de frais incluant 2 nouvelles dépenses de Guillaume, d'un montant total de 134,57 €. Il existe donc un surplus à lui rembourser car l'avance ne lui a pas suffit pour toutes ses dépenses. 134,57 - 81,30 = 53,27 €. 

Si vous téléchargez un fichier SEPA, cette fois un remboursement vers le compte de Guillaume sera présent, d'un montant de 53,27 €.

Une fois la note de frais marquée comme payée, l'avance sera soldée et les prochaines notes de frais devront lui être remboursées de façon classique à moins de lui verser une nouvelle avance et de relancer ce processus. 

L'onglet Avances vous permet de consulter le détail des dépenses qui ont entraîné le solde de l'avance.

Depuis l'onglet Avances, cliquez sur une ligne : une fenêtre s'ouvre alors avec l'historique de ce qu'il s'est passé.

Ici, on constate que la dernière ligne de dépense n'a pu être intégralement couverte par le solde restant, ce qui a entraîné le surplus de 53,27 € qu'on a dû rembourser.

Remarques : 

1. Les dates affichées sur cette page correspondent aux dates auxquelles vous avez effectué l'opération dans la plateforme. La date de l'avance est quant à elle indiquée en haut de l'écran.
   
2. Si vous repassez une note de frais payée en non payée, des lignes correspondant aux dépenses incluses dans cette note de frais viendront s'ajouter à l'historique avec un sens opposé à celles déjà présentes, dans le but d'annuler l'impact de cette note de frais sur le solde d'avance.
   

Si d'aventure le salarié n'utilisait pas la totalité de son enveloppe au cours du projet, il faudra alors que vous lui demandiez le remboursement du montant non dépensé. Vous pourrez ensuite indiquer dans l'onglet Avances que cette somme vous a été remboursée en sélectionnant la ligne puis en cliquant sur Solder l'avance (cette action est faisable massivement).

Le détail indiquera alors une ligne de remboursement comme le montre l'image ci-dessous.

4/ Informations complémentaires

1. Si une avance est disponible sur un projet, elle impacte automatiquement les notes de frais dont au moins une dépense a été réalisée sur ce projet.
2. Nous avons souhaité conserver la possibilité d'intégrer des dépenses effectuées sur plusieurs projets différents dans une même note de frais. Veuillez noter que dans ce cas de figure, les dépenses effectuées sur un projet sur lequel aucune avance n'a été faite devront être remboursées en totalité, même si une avance existe pour ce salarié sur un autre projet. Afin de simplifier votre suivi, nous préconisons de séparer vos notes de frais par projet si vous utilisez les avances. 
   
3. S'il y a plusieurs notes de frais en cours (non payées) sur un même salarié, il est possible que le montant à rembourser affiché pour cette note de frais soit erroné car le calcul est fait pour chaque note de frais en fonction du solde restant sur chaque projet de cette note de frais.
   
1. Par exemple, s'il reste 100 € de solde sur le projet A mais que j'ai 2 notes de frais de 100 € chacune en cours en même temps pour le même salarié sur le même projet, alors il faudra rembourser 100 € ; pourtant, le montant à rembourser affiché sur chaque note sera de 0 €. Pas d'inquiétude néanmoins, si vous téléchargez un fichier SEPA avec ces 2 notes de frais, il y aura bel et bien un montant de 100 € dans le fichier (seul l'affichage dans l'application sera faussé temporairement ; il rentrera dans l'ordre une fois les 2 notes de frais payées). Nous préconisons de traiter chaque note de frais l'une après l'autre et ne pas laisser traîner des notes de frais non payées dans l'onglet Notes de frais pour éviter tout désagrément.
   

• Related Articles

• Comment exporter les notes de frais sur Excel ?

  Depuis votre menu “Notes de frais”, vous pouvez exporter les données de vos notes de frais : sélectionnez les notes de frais concernées ou toutes les notes de frais d’un coup avec les coches en début de ligne cliquez sur la fiche à côté du bouton ...

• Les playlists vidéo de Movinmotion Comptabilité

  Afin de vous accompagner dans vos manipulations sur l'application Movinmotion Comptabilité, n'hésitez pas à consulter nos playlists vidéo ! Gestion des dépenses, avances des salariés et des factures fournisseurs

• Export en masse des images des justificatifs (notes de frais)

  Voici comment vous pouvez télécharger les images des justificatifs au niveau du menu Achats, onglet Notes de frais. Etapes Pour exporter les images des justificatifs 1. sélectionnez les notes de frais à exporter En cliquant sur la première encoche de ...

• Mise à jour de la plateforme du 19 avril 2022

  Ajout d’un filtre par dates pour l’onglet Export des écritures. Ajout d’info-bulles lors du passage de la souris sur les onglets Dépenses Salariés et Factures Fournisseurs afin d’aider à la différenciation des deux.

• Mise à jour de la plateforme du 22 mars 2022

  Ajout pour les dépenses salariées d’une colonne date d’import. La valeur est aussi sélectionnable en tant que filtre. Ajout d'un filtre à partir de la référence de pièce pour les dépenses et factures. La référence est aussi maintenant visible sur la ...