Fichier SEPA pour le paiement des notes de droits d'auteur

Fichier SEPA pour le paiement des notes de droits d'auteur

Génération du fichier

Rendez-vous sur votre écran Mes notes de droits d'auteur puis :
  1. Sélectionnez les lignes sur la gauche de l'écran
  2. Elles sont au statut Transmis
  3. Dans le menu Actions, choisissez l'option Générer le fichier SEPA
Info
A savoir : Si vous voyez le bouton Générer le fichier SEPA grisé, référez-vous à la partie erreurs importantes plus bas dans cet article.

L'écran suivant vous permet de décider :
  1. Si les lignes sélectionnées doivent être passées au statut Payée
  2. La date d'exécution du virement (peut être le jour même ou une date future)
Cliquez enfin sur le bouton Recevoir le fichier SEPA par mail puis dirigez vous vers votre boîte de réception afin de le récupérer.
Info
A savoir : Un rapport d'erreur s'affiche dans un encadré violet si des notes demandent votre attention. Plus de détail sur ces messages en bas de cet article.


Récupération dans votre boîte mail

Le mail reçu inclut un lien de téléchargement. Cet envoi par mail est une couche de sécurité afin d'être certain que seul un administrateur du compte avec accès à la boîte mail du dit compte administrateur peut avoir accès au fichier.

Détails des messages

      Alerte

Dans ce cas, les notes seront tout de même incluses dans le fichier SEPA mais demande peut-être confirmation.
La/Les NDA des artiste(s)-auteur(s) suivant(s) est/sont déjà intégrée(s) dans un fichier SEPA
Une note de droits d'auteur peut être incluse que dans différentes génération de fichier SEPA.
Ceci est une alerte afin de confirmer que la note ne sera pas payé plusieurs fois à l'auteur.
Attention, certains artistes-auteurs ont renseigné le même IBAN
Ce message est pour vous avertir que des auteurs ont des coordonnées bancaires identiques.

      Erreurs importantes

Les notes ne seront pas incluses dans le fichier SEPA et demandent des actions à réaliser pour l'être.
Option de génération du fichier SEPA non disponible, grisée
Plusieurs causes sont possibles.

1. Les notes ne sont pas éligibles à la génération du SEPA car :
      - La note a déjà été incluse dans un fichier SEPA. Une note de droits d'auteur ne peut être incluse que dans un seul fichier SEPA.
      - La note est au statut Edité. Action requise : Depuis l'écran Mes notes de droits d'auteur, sélectionnez la note impactée sur la gauche puis choisir Envoyer aux salariés dans le menu Actions.
      - La note est au statut Payé. Action requise : Contactez le support afin que le statut Transmis soit réappliqué. Attention, si une note a déjà été incluse dans un fichier SEPA, la repasser à Transmis ne permettra pas la génération du fichier SEPA

2. Les coordonnées bancaires de la structure sont manquantes.
Action requise : Dans la section Gestion entreprise, Informations, renseignez le RIB de votre structure (IBAN et BIC).

3. Vos droits d'accès sont insuffisants.
Contactez un super administrateur du compte afin que votre profil d'accès soit revu.
La/Les NDA des artiste(s)-auteur(s) suivant(s) n'est/ne sont pas au statut transmis
Les notes qui ne sont pas au statut Transmis ne peuvent être inclues dans le fichier SEPA (y compris les statuts Edité et Payé)

      1. Statut Edité
Action requise : Depuis l'écran Mes notes de droits d'auteur, sélectionnez la note impactée sur la gauche puis choisir Envoyer aux salariés dans le menu Actions.


Article plus détaillé sur ce sujet : Transmettre les notes aux artistes-auteurs

      2. Statut Payé
Il est uniquement possible d'agir si la note a été manuellement passé à Payé sans être incluse dans un fichier SEPA précédemment.
Dans le premier cas seulement : 
Action requise : contactez le support pour que le statut soit repassé à Transmis. 
La/Les NDA des artiste(s)-auteur(s) suivant(s) a/ont un montant nul ou négatif
Action requise : Un montant à 0 ou négatif ne sera pas inclus dans le fichier SEPA. Si c'est ce que vous attendez, vous pouvez continuer la génération.
Au contraire, nous vous invitons à vérifier à nouveau le détail de la note impactée afin de le modifier si nécessaire.
La note ayant été éditée, il sera nécessaire de contacter l'équipe de gestion sociale en charge des notes de droits d'auteur afin de pouvoir effectuer toute modification.
L'/Les artiste(s)-auteur(s) suivant(s) n'a/n'ont pas renseigné l'IBAN
Actions requises :
  1. Accédez à la section Salariés, Liste des salariés puis recherchez l'auteur en question.
  2. Après l'avoir sélectionné, cliquez sur le crayon de modification en haut à droite de l'écran pour choisir une méthode de paiement par virement puis remplir ses informations bancaires (IBAN, BIC).

Si le salarié partage ses informations (statut Informations partagées), il se peut que les champs soient grisés et non modifiable. Dans ce cas, il sera nécessaire de directement contacter l'auteur afin qu'il modifie lui-même ses informations (Les 4 statuts de la fiche salarié : informations privées, informations partagées, invité inactif, non invité).
L'/Les artiste(s)-auteur(s) suivant(s) n'a/n'ont pas renseigné le BIC
Actions requises :
  1. Accédez à la section Salariés, Liste des salariés puis recherchez l'auteur en question.
  2. Après l'avoir sélectionné, cliquez sur le crayon de modification en haut à droite de l'écran pour puis remplir ses informations bancaires (BIC).

Si le salarié partage ses informations (statut Informations partagées), il se peut que les champs soient grisés et non modifiable. Dans ce cas, il sera nécessaire de directement contacter l'auteur afin qu'il modifie lui-même ses informations (Les 4 statuts de la fiche salarié : informations privées, informations partagées, invité inactif, non invité).
L'/Les artiste(s)-auteur(s) suivant(s) a/ont renseigné vouloir être payé(s) par chèque
Actions requises :
  1. Accédez à la section Salariés, Liste des salariés puis recherchez l'auteur en question.
  2. Après l'avoir sélectionné, cliquez sur le crayon de modification en haut à droite de l'écran pour choisir une méthode de paiement par virement puis remplir ses informations bancaires (IBAN, BIC).

Si le salarié partage ses informations (statut Informations partagées), il se peut que les champs soient grisés et non modifiable. Dans ce cas, il sera nécessaire de directement contacter l'auteur afin qu'il modifie lui-même ses informations (Les 4 statuts de la fiche salarié : informations privées, informations partagées, invité inactif, non invité).

L'/Les artiste(s)-auteur(s) suivant(s) a/ont un IBAN correspondant à un compte hors de la zone Euro, donc non éligible(s) au virement SEPA
Action requise : Les IBAN provenant d'établissements bancaires dans la zone Euro seulement sont éligibles au système de virement SEPA. Vous trouverez une liste des pays inclus dans la zone SEPA dans cet article de notre partenaire Gocardless : Liste des pays SEPA

Pour effectuer un virement vers ce type d'IBAN, nous vous invitons à contacter votre banque directement.
Autrement, il sera nécessaire de demander des coordonnées bancaires éligibles au SEPA à l'auteur.
L'/Les artiste(s)-auteur(s) suivant(s) a/ont un BIC correspondant à un compte hors de la zone Euro, donc non éligible(s) au virement SEPA
Action requise : Les BIC provenant d'établissements bancaires dans la zone Euro seulement sont éligibles au système de virement SEPA. Vous trouverez une liste des pays inclus dans la zone SEPA dans cet article de notre partenaire Gocardless : Liste des pays SEPA

Pour effectuer un virement vers ce BIC, nous vous invitons à contacter votre banque directement.
Autrement, il sera nécessaire de demander des coordonnées bancaires éligibles au SEPA à l'auteur.