Comment obtenir les documents de paie (vérification et envoi en édition) ?

Comment obtenir les documents de paie (vérification et envoi en édition) ?

Vérifier les bulletins avant l'envoi en édition

Vous pouvez vérifier l'état global de vos bulletins depuis le menu Intermittents > onglet Paie (Gestion de vos bulletins, exports de paie et transmission aux salariés).
  1. Export de données : il est possible de télécharger un export des variables de paie via le menu Autres actions pour vérifier facilement toutes les informations saisies et si certaines ont besoin d'êtres modifiées ;
  2. Statut des paies : cet écran vous permet également de vérifier les paie encore au statut Incomplet. Ce statut indique que des informations obligatoires sont encore manquantes. 
Pour chaque paie demandant des modifications, cliquez sur l'œil en bout de ligne afin d'être redirigé vers les détails de la paie dans le projet.

Info
À savoir : contrairement aux contrats, seuls les bulletins au statut Prêt peuvent être envoyés en édition.
Une fois redirigé.e, vous vous retrouvez dans le projet, partie Paie. 

Les bulletins au statut Incomplet (éléments manquants)

Tous les champs nécessaires à l'édition des bulletins doivent être renseignés afin que la paie puisse être envoyée en édition (hormis les informations de paiement (IBAN, BIC, méthode de paiement, RIB)). S'il manque une information, le bulletin restera au statut Incomplet.
Quand un champ est vide, le statut À compléter sera affiché. Vous pouvez cliquer sur cette mention afin de remplir le champ.
Toutes les informations de la paie sont modifiables via les crayons de modifications sur la droite.



Tous les champs obligatoires complétés, le bulletin passera au statut Prêt :


Ajouter un commentaire, une mention sur le bulletin de paie

Si vous souhaitez ajouter une note directement sur le bulletin qui sera édité, il faudra :
  1. accéder à la Gestion avancée de la rémunération et des heures sur le recrutement ;
  2. dans la partie Mention à faire figurer sur le bulletin en bas de la fenêtre, ajouter votre texte ;
  3. cliquer sur Appliquer puis Enregistrer :


Voici un exemple de comment ce commentaire sera visible sur le bulletin :


Autres commentaires disponibles via l'onglet Paie du projet :
  1. Pour les commentaires destinés à votre chargé.e de gestion sociale : utilisez le champ Commentaire gestionnaire ;
  2. Pour les commentaires destinés à un usage interne dans votre structure : utilisez le champ Commentaire interne.

Envoi des bulletins en édition

L'envoi des bulletins se fait uniquement depuis le menu Intermittents > onglet Paie.
Info
Si vous êtes sur un projet spécifique, le bouton Envoyer les bulletins sert uniquement de redirection et vous emmène directement sur le menu Intermittents.
Ensuite il vous suffit de :
  1. Sélectionner les bulletins grâce à l'encoche (située à côté du mot Nom) sur la gauche de l'écran ;
  2. Puis cliquez sur le bouton Envoyer en édition.
Seuls les bulletins sélectionnés et au statut Prêt seront transmis à votre gestionnaire de paie. Avant la confirmation d'envoi en édition, une fenêtre de confirmation s'ouvrira avec un récapitulatif des bulletins sélectionnés qui ne peuvent pas être inclus.
Notes
Pour information : Nous vous invitons à rester sur la page une fois l'envoi en édition demandée et d'attendre la complétion totale de la barre de progression avant de changer de page.
Quitter la page stoppera l'envoi en cours vous demandant un second envoi qui sera considéré comme un envoi fractionné et entraînera une majoration.
Pour les bulletins Incomplet, voir la partie Vérification ci-dessus.

Informations complémentaires

  1. Période d'envoi : les bulletins de paye du mois M doivent être envoyés au plus tard le 6ème jour du mois M+1.
    A partir du 7e jour, des déclarations à néant pourront être envoyées aux caisses (pour rappel, les interventions réalisées après l'envoi des charges seront facturées parce qu'elles nécessitent des calculs supplémentaires) ;
  2. Nombre d'envoi en édition : tous les bulletins d’un mois doivent être envoyés en édition en même temps en fin de mois. Pour toute demande d’édition au-delà de la première, une surfacturation sera appliquée.
    Vous pouvez vérifier le coût des surfacturations dans la partie Crédits de votre compte ;
  3. Délai de traitement : vous recevrez vos documents de paie au maximum 3 jours ouvrés après envoi en édition des éléments de paie.

Les différentes statuts de la fiche de paie

Depuis le menu Projets > onglet Paie ou depuis le menu Intermittents > onglet  Paie, vous pouvez visualiser les différents "états" des fiches de paie.

Faisons un petit tour d'horizon de leur signification :

  • le statut Incomplet : certaines informations prévues sont manquantes. Le bulletin ne peut pas être envoyé en édition ;
  • le statut Prêt : toutes les informations nécessaire ont bien été complétée, le bulletin peut être envoyé en édition ;
  • le statut En édition : vous avez envoyé le bulletin en édition. Il est en cours de traitement chez votre chargé.e de gestion sociale. L'édition est assurée en moyenne, en 3 jours ouvrés. A partir de cette étape, le recrutement ne peut pas être modifié ;
  • le statut Édité : le bulletin a été édité par votre chargé.e de gestion sociale. Vous pouvez transférer le bulletin à votre salarié ;
  • le statut Transmis : le bulletin a été transmis à l'intermittent, sur son espace salarié ;
  • le statut Payé : Vous avez marqué le bulletin comme payé et/ou avez télécharger le fichier SEPA pour faire les virements depuis votre banque.