Signer mes contrat : individuellement ou par lot
Signer individuellement les contrats
Depuis le projet, partie Contrats :
- Sélectionnez le contrat concerné
- Cliquez sur le bouton Signer et choisissez la méthode de signature souhaitée
Signature manuelle
Vous indiquez avoir signer le contrat de travail en dehors de Movinmotion. Cette option vous permet ensuite d'ajouter un scan de l'exemplaire du contrat signé faisant office de coffre-fort pour vous et donnant au salarié accès au fichier via son compte personnel Movinmotion.
Sans l'ajout du scan du contrat signé, le salarié a alors accès à une copie du contrat non signé sur son espace personnel.
Signature électronique
Plus d'informations sur, notamment, l'activation de cette méthode de signature par ici : La signature électronique
- Une première fenêtre s'affiche avec l'identité du salarié et son numéro de téléphone (ce n'est pas votre numéro ici, mais bien celui du salarié). Vous pouvez le modifier si besoin.
- Ensuite, la procédure débute avec l'affichage du contrat complet
- Une fois arrivé en bas de la dernière page du contrat, vous avez la possibilité de Signer (à droite) ou Refuser (à gauche)
- En cliquant sur signer, vous lancer l'envoi d'un SMS sur votre numéro de téléphone (le numéro utilisé est celui dans vos paramètres)
- Une dernière fenêtre s'affiche pour valider la signature.
Signer des contrats par lot
Toutes les actions que vous faites recrutement par recrutement depuis la gestion de votre projet (envoi des DPAE, signature des contrats, envoi en édition du bulletin de paie et transfert du bulletin de paie édité au salarié), vous prouvez les faire "en masse" depuis votre menu Intermittents :
- Sur la gauche de l'écran, sélectionnez les contrats à signer (ou cliquer sur la premier encoche de la première colonne). Le système détectera les contrats en statut Prêt
- Cliquer sur le bouton Actions en haut à droite du tableau
- Puis choisissez la méthode de signature souhaitée (Signer électroniquement ou Marqué signé pour la signature manuelle)
Signature manuelle
Toutes les lignes sélectionnées passent tout de suite au statut Signé manuellement. Vous pouvez ensuite ajouter des scans des contrats signés en cliquant sur l'œil en bout de ligne puis sur Attacher contrat scanné.
Signature électronique
Les mêmes étapes que plus haut débutent. Vous voyez cette fois-ci les informations de tous les salariés signataires et tous les contrats sont également visibles.
A noter : Au bout de 6 mois :
- Si la signature employeur n'est pas terminée : la procédure est annulée et le contrat repasse au statut qu'il avait avant l'envoi en signature.
- Si la signature salariée n'est pas terminée : la procédure est annulée, le contrat passe au statut Signature refusée et un mail de notification vous est envoyé.
Référez-vous à cet article pour savoir quoi faire pour les contrats avec ce statut : Mon salarié a refusé la signature électronique du contrat de travail
Relancer les salariés
Individuellement
Depuis le projet, partie Contrats : Le bouton de relance se trouve sur la droite, au dessus du bandeau gris d'estimation.
Par lot
Depuis le menu Intermittents, Contrats : Sélectionnez le ou les contrats à relancer (en cochant les ligne sur la gauche) puis dans le menu Actions choisissez Relancer les salariés.
Finaliser une signature électronique interrompue
Vous avez été interrompu en plein processus de la signature électronique ?
Aucun souci, depuis votre menu Intermittents, Contrats vous pouvez reprendre là où vous vous en êtes arrêté.
L'administrateur qui a initié la signature doit se connecter à son compte et se rendre sur ce menu et, en haut de la liste des contrats se trouvera la fonction Finaliser la signature.
Procédure employeur non terminée
Si une procédure de signature employeur non terminée n'est pas finalisée dans les 24 heures, celle-ci sera automatiquement annulée.
La date d'expiration de la procédure est visible à deux endroits :
1. dans le projet, partie Contrats
2. dans le menu Intermittents, partie Contrats
Côté Salarié, comment ça se passe ?
Quelques minutes après avoir signé le contrat électroniquement depuis votre espace, le contrat est disponible dans l'espace de votre salarié.
Pour plus d'information, c'est par ICI
Vous pouvez trouver la date de signature salarié dans l'export des données contrats disponible via le menu Intermittents, onglet Contrats (Gestion globale et actions en masse de vos contrats de travail).
Questions fréquentes
Comment modifier le numéro de téléphone pour la signature électronique ?
Le déroulé complet de la signature électronique est décrit dans cet article : Comment signer électroniquement un contrat de travail ?
Afin de faire les signatures électroniques, un sms est envoyé sur le numéro de téléphone mobile indiqué depuis la section Mon compte de l'administrateur connecté et signataire du contrat.
Le numéro de téléphone peut être modifié en cliquant sur l'avatar en haut à droite et ensuite Mon compte.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous permettant de modifier les informations personnelles du compte dont le numéro de téléphone.
Attention : Si des signatures ont déjà été débutées avec l'ancien numéro de téléphone toujours renseigné, il sera d'abord nécessaire d'annuler la signature électronique pour la recommencer entièrement.
Cette annulation permettra la prise en compte du nouveau numéro de téléphone.
Mon salarié a refusé la signature électronique du contrat de travail
Lorsque vous lancez la signature électronique d’un contrat, celui-ci apparaît sur l’espace du salarié pour qu’il puisse le signer à son tour.
Dans quels cas le statut Signature refusée est appliqué
Le statut Signature refusée est appliqué au contrat :
- soit parce que le numéro de téléphone renseigné pour le salarié n’est pas correct.
- soit parce que le salarié n'a pas finaliser la signature du contrat dans un délai de 6 mois.
- soit parce que les termes du contrat ne conviennent pas au salarié.
Si le numéro de téléphone de votre salarié est erroné
Une erreur sur le numéro de téléphone empêche le salarié de recevoir le code de sécurité.
Il va donc refuser le contrat via le bouton Ceci n'est pas mon numéro ce qui l'invitera à mettre à jour son numéro de téléphone et refusera la signature du contrat.
Le numéro de téléphone étant mis à jour lors de la procédure de refus du salarié, vous n'avez pas besoin de le modifier de votre côté.
Apporter une modification au recrutement à blanc, comme montré plus bas, permet de faire disparaître le statut Signature refusée et débloque l'envoi en signature.
Le salarié n'a pas terminé sa signature au bout de 6 mois
Le contrat sera automatiquement passé au statut refusé et une notification automatique envoyé à l'employeur pour l'en avertir.
Le contrat ne demandant pas à être modifié, il peut être modifié à blanc, comme montré plus bas, afin de débloquer l'envoi en signature.
Modifier le recrutement à blanc
1. sélectionnez le contrat dans le projet
2. cliquez sur le crayon de modification au niveau de la partie Informations recrutement
3. puis immédiatement sur Enregistrer (vous n'avez pas besoin d'apporter de modification)
4. enfin cliquez sur le bouton Signer et Signer électroniquement
Pour tout autre raison
Si votre salarié refuse la signature pour un autre motif que le numéro de téléphone, il a alors la possibilité d’indiquer en commentaire ce qui ne convient pas en utilisant le bouton Refuser.
Vous êtes averti via un mail qui inclut le commentaire renseigné par le salarié.
Dans ce cas, il faudra vous concerter avec le salarié afin de confirmer les éléments du contrat et le modifier en conséquence.
Dès que vous allez apporter une modification au recrutement, le statut Signature refusée disparaîtra et vous permettra de relancer une signature électronique.
