Tout savoir quand on est primo-employeur

Tout savoir quand on est primo-employeur

LES DIFFÉRENTS ORGANISMES & AFFILIATIONS 


L’URSSAF 

Cet organisme est en charge de recouvrer les cotisations de sécurité sociale et d’assurance chômage (hors intermittents du spectacle) ainsi que les différentes contributions sociales (CSG etc...).

Comment s’affilier ?

Pour vous affilier à l’URSSAF vous devez faire une Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) pour votre premier employé. Dans un délai de 4 à 6 semaines votre affiliation à l’URSSAF sera effective.

Pour rappel, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire à faire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche. Toutes les informations sur cette démarche

Et si je suis chez Movinmotion ?

La DPAE s’envoyant directement depuis Movinmotion, alors cette affiliation se fait donc automatiquement.

Comment créer mon espace personnalisé en ligne URSSAF ?

Pour créer votre espace en ligne, rendez-vous sur le lien suivant : https://www.urssaf.fr/portail/home/creer-votre-espace.html

Il vous suffira de choisir le cas “Employeur, Indépendant ou Tiers mandaté“ puis de renseigner votre SIRET, votre adresse email et votre mot de passe.


AUDIENS 

Audiens est un groupe de protection sociale des métiers de la culture, la communication et les médias. Selon la convention collective, vous devez vous affilier à ce groupe. Le groupe Audiens gère les cotisations retraite, prévoyance risques lourds & santé (pour les entreprises ayant un contrat d’Audiens Prévoyance) et les congés spectacles en cas d’embauche d'artiste et/ou technicien.

Comment s’affilier ?

Pour vous affilier à la caisse de retraite complémentaire de AUDIENS contactez un conseiller au : 0811 65 50 50 en vous munissant de votre numéro SIRET. Si vous ne les contactez pas, vous serez tout de même affilié automatiquement à partir de l’embauche de votre premier salarié et/ou après votre première DSN.

NB : Votre affiliation à la caisse des Congés Spectacles est automatique dès lors que vous avez adhéré à Audiens en retraite complémentaire.

Et si je suis chez Movinmotion ?

Movinmotion effectuant directement vos déclarations sociales, la première déclaration sociale effectuée auprès d’Audiens, affiliera donc votre structure auprès d’Audiens.

Comment créer mon espace personnalisé en ligne Audiens ?

Pour créer votre espace en ligne, rendez-vous sur le lien suivant :

https://adherents.audiens.org/ext_audiens/login/jsp/indexTie.jsp?type=TIE&expired=true&accueil=true  puis cliquez sur :

  • ”Espace entreprise” en haut à droite de l’écran
  • “Je suis employeur” dans le coin gauche de l’espace grisé
  • “Vous n’êtes pas encore inscrit ?”

Vous pourrez ensuite renseigner vos informations et celles relatives à votre entreprise.


PÔLE EMPLOI SPECTACLE 

Spécifiquement pour les intermittents du spectacle, Pôle Emploi Spectacle collecte l’assurance chômage et garantie du salaire (AGS) dès lors que l’on emploie un artiste ou un technicien en CDDU.

Comment s’affilier ?

Par téléphone au 36 95 (taper le code 99 pour le département).

Depuis octobre 2017, c’est l’Identifiant Des Convention Collective (IDCC) qui est déterminant pour savoir si l’on peut ou non embaucher des intermittents du spectacle (et donc s’affilier à Pôle Emploi Spectacle !)

Et si je suis chez Movinmotion ?

Movinmotion se charge de cette affiliation, votre Chargé de Gestion Social contactera Pôle Emploi Spectacles et vous communiquera vos identifiants.

Qui relève de Pôle Emploi Spectacle ?

Pour rappel voici le tableau des IDCC rattaché à Pôle Emploi Spectacle:

Comment changer l’adresse email donnée à Pôle Emploi ?

Si vous n'avez plus accès à l’adresse email donnée en contact, je vous invite à faire le changement d'adresse directement auprès de Pôle Emploi !

 

Quel est mon identifiant de connexion ?

Il faut distinguer le numéro d’affiliation (composé de 11 chiffres) et l’identifiant de connexion (8 chiffres). Le numéro d’affiliation commence par le nombre « 80 » suivi de 8 chiffres + 1 chiffre appelé « clé ». L’identifiant est composé des 8 chiffres situé entre le « 80 » et la « clé ».

Ex : Si le N° affiliation est 80003330618, alors l’identifiant sera 00333061


AFDAS 

L’Afdas finance la formation professionnelle. Cette association dématérialise sa collecte et vous invite dès le mois de janvier de chaque année, à vous acquitter de vos contributions obligatoires en ligne. Un service interactif de déclaration est disponible sur leur site internet. Toutes les informations nécessaire à l’envoi de cette déclaration en ligne se trouvent sur le lien suivant : https://www.afdas.com/entreprises/contributions/archives/declaration_annuelle/contribution-formation-professionnelle-comment-proceder


CMB

En tant qu’employeur vous êtes assujetti aux obligations relatives à la santé au travail et à la prévention des risques professionnels, dès l’emploi d’un salarié quel que soit leur type de contrat (CDI, CDD, contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage, etc.).

Afin de permettre au CMB d’assurer le suivi de la santé au travail de vos salariés, vous devez :

  • adhérer au CMB et vous acquitter d’une cotisation annuelle au titre de la santé au travail. Le CMB (médecine du travail) vous adressera en fin d’année un bordereau d’appel à cotisation déjà rempli. Le règlement est à faire directement à la caisse.
  • déclarer tous les ans vos effectifs (Déclaration Nominative Annuelle des Effectifs)
  • informer systématiquement le CMB des mouvements d'effectifs: embauche, départ ou reprise du travail d’un salarié.
  • vous assurer que vos salariés sont régulièrement convoqués aux examens médicaux obligatoires et qu’ils se présentent aux convocations. En cas d’annulation, le CMB doit en être informé 48h à l’avance.


LES DISPOSITIFS TESE ou CEA 

Le TESE et le CEA sont des dispositifs conçus pour des structures de moins de 20 salariés et au régime général. La structure doit exclusivement passer par ces solutions pour toutes ses embauches. Ainsi il n’est pas possible d’embaucher des intermittents en parallèle et donc de passer par Movinmotion pour le faire.

Comment se désaffilier ?

Sur votre espace personnel, il faut se rendre sur la rubrique “contact” puis “contacter son centre URSSAF”. En bas de page, cliquer sur “formalités déclaratives” puis “modifier son adhésion” afin d’envoyer un message.
Il faut leur demander la sortie du dispositif en leur précisant la date souhaitée. Sous 5 jours, vous recevrez un retour confirmant la sortie effective du dispositif.


LE GUSO & MOVINMOTION 

Si vous passez par le GUSO c’est que vous êtes considéré comme un employeur occasionnel, et que vous n’avez pas un code NAF du spectacle.

Comment se désaffilier du Guso ?

Vous aurez donc besoin de vous désaffilier du GUSO pour que nous puissions vous affilier à Pôle Emploi Spectacle. Pour vous désaffilier du GUSO, il vous suffit de les contacter et de leur notifier votre désaffiliation. Vous serez désaffilié lorsque vous aurez eu une réponse de leur part.

Merci de nous communiquer la date effective de la radiation afin de pouvoir vous affilier ensuite à Pôle Emploi Spectacle.

 

FORMALITÉS A EFFECTUER AVANT EMBAUCHE D’UN SALARIE EN CDD-U


Générer un numéro d’objet 

Le numéro d’objet est un numéro d‘immatriculation unique qui permet de rattacher un employeur et ses employés (techniciens et/ou artistes) à un projet ou spectacle relevant des annexes 8 et 10 de la convention unedic. Dans le cadre d’un spectacle, ce numéro sera utilisé pour chaque engagement de la période de création (répétitions par exemple) à la diffusion et ce, sur toute sa durée (= tournée).  

Comment créer un numéro d’objet ?

 Cette formalité s’effectue à partir de l’espace personnel Pôle Emploi de l’employeur dans la rubrique “numéro d’objet”. L’attribution est immédiate.

NB : Sur la plateforme Movinmotion, le numéro d’objet n’est pas nécessaire pour les recrutements, les DPAE ni les contrats, mais il est essentiel pour l’édition des bulletins de salaire.


La Déclaration Préalable à l’Embauche 

La DPAE est obligatoire : elle doit être effectuée par tous les employeurs dans les 8 jours qui précèdent toute nouvelle embauche de salarié.

Movinmotion étant agréé par l’URSSAF, les DPAE peuvent être effectuées directement depuis la plateforme.


FORMALITÉS A EFFECTUER AVANT EMBAUCHE D’UN PERMANENT 


La complémentaire santé 

Depuis le 1er janvier 2016, une couverture complémentaire santé collective obligatoire doit être proposée par l’employeur du secteur privé à tous les salariés, n’en disposant pas déjà, en complément des garanties de base d’assurance maladie de la Sécurité sociale. Tous les employeurs, y compris les associations, quelle que soit la taille de l'entreprise, sont concernés (seuls les particuliers employeurs sont exclus).

La couverture collective obligatoire doit remplir les conditions suivantes :

  •  la participation financière de l’employeur doit être au moins égale à 50 % de la cotisation (le reste à la charge du salarié),
  •  le contrat doit respecter un socle de garanties minimales (panier de soins minimum),
  •  la couverture est prévue pour l’ensemble des salariés, ou pour une ou plusieurs catégories d’entre eux (définies à partir de critères objectifs, généraux et impersonnels),
  •  le contrat est obligatoire pour les salariés, sauf dans certains cas

Vous trouverez plus de détails via ce lien.


Remboursement des transports en commun 

La participation de l’employeur aux frais de transport public est obligatoire. L’employeur doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de services de transports publics tels que métro, bus, tramway ou train. Vous trouverez plus de détails via ce lien


La visite médicale 

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP) (remplace la visite médicale d'embauche).

Obligatoire pour tous les salariés quel que soit leur contrat de travail, elle doit permettre, notamment, d'interroger le salarié sur son état de santé et de l'informer sur les risques de son contrat.

La visite doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis) et renouvelée au plus tard tous les 5 ans. Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.

À l'issue de la visite, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l'employeur.

Les travailleurs handicapés ou titulaires d'une pension d'invalidité bénéficient d'un suivi individuel adapté.

Un suivi individuel renforcé doit être effectué dans le cas où le poste présente des risques particuliers pour la santé ou la sécurité du salarié (exposition à l'amiante ou au plomb, par exemple).

L’employeur peut, s’il le souhaite, se rapprocher du CMB qui s'occupe notamment des intermittents.


Sur la plateforme Movinmotion 

La plateforme dispose d’un onglet spécifique pour gérer les embauches et rémunérations des salariés du régime général dit “permanent”. Si celui-ci n’est pas activé, il suffit de contacter votre Chargé de gestion social pour qu’il l’active.


MOVINMOTION : LA GESTION SOCIALE & L’UTILISATION DE LA PLATEFORME 


C’est quoi la dématérialisation des bulletins ? 

Sur Movinmotion, tous les documents relatifs à la paie sont envoyés sur l’espace sécurisé des salariés qui disposent d’un compte utilisateur et les AEM sont ajoutées au module de calcul de droits ASSEDICS.

Selon l'article 54 du projet de Loi Travail qui est entré en vigueur le 1er janvier 2017, sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique.

Sur Movinmotion, nous considérons que tout salarié déjà inscrit, accepte par défaut les bulletins de salaire dématérialisés. S'il souhaite s'opposer à cette dématérialisation, il pourra le notifier via un lien se trouvant sur sa page "mes documents de paie".


Employeur ET salarié : puis-je avoir deux comptes ? 

Il est possible de disposer des deux types de compte mais vous devrez les attacher à deux adresses mail différentes.


Est-ce moi ou Movinmotion qui paiera mes salariés ? 

Chez Movinmotion nous gérons uniquement les documents de paie, c'est l’employeur, donc vous, qui se charge de payer les salaires. Nous ne nous occupons jamais des versements.

Si vous le souhaitez il est possible d'activer l’option Fichier SEPA (incluse dans votre abonnement) : une fois les bulletins de paie validés, tous les ordres de virement sont réunis sur un même fichier. Vous n’aurez alors qu’à déposer ce document sur votre espace bancaire et la banque procédera automatiquement au virement.


Comment se passent les affiliations aux différentes caisses sociales quand je souscris à Movinmotion ? 

Lors de votre souscription à Movinmotion, votre gestionnaire prend en charge vos affiliations à Pôle Emploi Spectacle, à l'URSSAF et à Audiens.


Comment sont réglées les cotisations sociales ? 

Aux alentours du 7 de chaque mois, vous recevrez un mail récapitulatif des différentes déclarations, montants et dates de règlement pour le mois passé. Si les mandats, notamment PES, URSSAF et DGFIP, ont bien été transmis, le règlement de ces cotisations s’effectuera par prélèvement automatique. Dans le cas contraire, vous aurez à effectuer par virement ou par chèque, les règlements des cotisations concernées. Nous vous adresserons alors un mail contenant les informations nécessaires et vous indiquant la procédure à suivre.

Le montant des cotisations varie en fonction des salaires déclarés. Dans votre espace “projet”, vous pouvez estimer ce montant en soustrayant les nets à payer du montant “coût global” indiquée en haut à droite de la page.


Mon code APE est incorrect. Comment le modifier ? 

Pour modifier votre code APE, il suffit d’en faire la demande auprès de l’INSEE. Un document est à remplir et à leur retourner complété par mail ou courrier.


Que fait MM après l’envoi en édition des bulletins de paies ? A quelles déclarations cela correspond-t-il ? 

Après l'envoi en édition de vos bulletins de paie, Movinmotion prend en charge :

  • L'édition des bulletins
  • L'édition des attestation employeur mensuelle (AEM)
  • L'envoi mensuel de la déclaration sociale nominative (DSN)
  • L'envoi mensuel de la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS)
  • L'envoi annuel de votre déclaration AFDAS est une option en plus, à laquelle vous pouvez souscrire


Comment voir sur la plateforme à quel abonnement j’ai souscrit ? 

Il n'est pour l'instant pas possible de voir depuis votre compte quel type d'abonnement vous avez (entre le Basic et le Premium). Pour toute information à ce sujet, vous pouvez vous rapprocher de votre gestionnaire.


Quels sont les tarifs pour vos prestations ? 

Pour rappel, vous trouverez tous les tarifs détaillés ici

Signature : comment faire pour indiquer que mes contrats sont signés si je n’utilise pas la signature électronique sur MM ? 

Si vous ne souhaitez pas utiliser la signature électronique, il est tout à fait possible de renseigner vos contrats signés sur la plateforme. Il vous suffit de cliquer sur "Signer" sur la fiche de l'intermittent puis sur "Signé manuellement". Vous pouvez ensuite importer le scan du contrat pour être sûr de l'avoir au chaud et au bon endroit !


Puis-je renseigner la rémunération en net lors de mes recrutements ? 

Pour gérer la rémunération de ses recrutements en net ou coût total, il faut souscrire à l’abonnement PREMIUM​. Néanmoins, pour connaitre le montant brut d’un engagement à partir du net, vous pouvez utiliser le simulateur à votre disposition sur le site de Movinmotion.


Comment faire pour utiliser un même numéro d’objet sur différents projets ? 

Si vous souhaitez créer plusieurs projets sur la plateforme correspondant à un même spectacle ou projet, il vous suffit de vous rapprocher de votre gestionnaire afin qu’il puisse désactiver l’unicité des numéros d’objet.


Un lieu par contrat mais plusieurs lieux par projet, comment faire ? 

La rubrique « lieu(x) de prestation » dans les « Informations projets » n’est pas à remplir obligatoirement. Si cette rubrique est complétée, les informations seront automatiquement reportées sur le contrat. Néanmoins, vous pouvez modifier ou renseigner spécifiquement les lieux de prestation sur chaque contrat.


Cotisations sur les défraiements repas et transport : Comment ça se passe chez Movinmotion ? 

Pour activer les frais professionnels, il faut en faire la demande auprès de votre gestionnaire car il s’agit d’une option facultative.

Il faut distinguer deux types d’indemnisation :

  • Aux frais réels
  • Allocations forfaitaires

> L’indemnisation aux frais réels n’a pas à apparaître sur le bulletin de salaire et n’est pas soumis à cotisations.

> L’allocation forfaitaire (ex : forfait repas) est exonérée de cotisations jusqu’au montant défini par l’URSSAF (revalorisation annuelle). Sur la plateforme, dans votre espace projet, cette information est à saisir dans : Recrutement => gestion avancée de la rémunération et des heures.

 


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